Datenschutzordnung Kanu-Club Singen e.V.

Präambel

Im Kanu-Club Singen e.V. – nachstehend KCS genannt – werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dies sowohl unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Tätigkeit. Um den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG-Neu zu entsprechen und Datenschutzverstöße zu vermeiden sowie ein einheitliches Verfahren im Umgang mit personenbezogenen Daten im KCS zu gewährleisten, gibt sich der KCS nachstehende Datenschutzordnung.

1. Allgemeines, Zulässigkeit der Datennutzung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist an bestimmte Bedingungen gebunden. Hierzu zählen vor allem:
Die Person (z.B. KCS Mitglied) hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegeben oder die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags (z.B. Mitgliedschaft) erforderlich.

2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den KCS
2.1 KCS Mitglieder
Der KCS verarbeitet Daten, die für die Mitgliederverwaltung und die Verfolgung des Vereinszwecks notwendig sind.
Hierzu zählen: Vorname, Name, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Eintritts in den KCS, Bankverbindung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit. Bei Minderjährigen werden die Namen und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten erhoben.
Alle weiteren Daten, die vom KCS, z.B. im Rahmen von Vereinsveranstaltungen, verarbeitet werden, werden auf freiwilliger Basis erhoben.
2.2 Datenverarbeitung und Vertraulichkeit bei der Kontaktaufnahme
Der KCS erhebt Daten von Dritten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maß-nahmen. Hierzu zählen insbesondere Daten von Gästen, die auf dem Vereinsgelände übernachten. Zu Daten, die von Gästen erhoben werden, zählen: Name und Anschrift, An- und Abreisedaten, Bankverbindung sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Sie haben die Möglichkeit, per E-Mail bzw. mittels unseres Kontaktformulars mit uns zu kommunizieren.
Die E-Mails werden, wenn notwendig, intern an den zuständigen Funktionsträger weitergeleitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt. Rechtsgrundlage für die per E-Mail übermittelten Daten ist Art. 6 Abs.1 S.1 Buchstabe b) bzw. f) DSGVO. In den zuvor genannten Zwecken liegt zugleich das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs.1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Das ist der Fall, wenn die Bearbeitung Ihrer jeweiligen Anfrage abgeschlossen ist. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen sowie der Speich-erung Ihrer per E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten zu widersprechen. In diesem Fall kann die Kommunikation nicht fortgesetzt werden Alle personenbezogenen Daten werden daraufhin gelöscht. Der KCS weist darauf hin, dass die Vertraulichkeit von E-Mails oder die Kommunikation über unser Kontaktformular im Internet grundsätzlich nicht gewährleistet werden kann.
Von Teilnehmern an Veranstaltungen des KCS (z.B. Schnupperpaddeln), werden notwendige Daten, z.B. für einen Versicherungsschutz, erhoben.
Der KCS erhebt ferner die Personaldaten von Beschäftigten, soweit diese für die Begründung und Aufrecht-erhaltung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
2.3 Erhebung von Daten von Nutzern der KCS-Homepage
Bei Nutzung unserer Internetseite werden die IP Adresse, Datum und Zeit, Browser-version und Betriebssystem gespeichert. Die Daten werden nach 5 Tagen gelöscht.

3. Speicherung personenbezogener Daten
3.1 TOM - Technische und Organisatorische Maßnahmen
Der KCS trifft Maßnahmen, um die Sicherheit von personenbezogenen Daten in den Datenverarbeitungsanlagen und manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Zu den Maßnahmen gehören: Schlüsselregelung für den Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen, Zugangskontrolle über Benutzernamen und Passwort, Versand von Serien-E-Mails an mehrere Empfänger regelmäßig in BCC, verschlüsselte Übertragung von Daten über Kontaktformulare.

4. Datenverarbeitung im Auftrag
Der KCS übermittelt personenbezogene Daten an einen Steuerberater. Der Deutsche Steuerberaterverband weist darauf hin, dass Steuerberater keine Auftragsverarbeiter nach der DSGVO sind.

5. Nutzung von personenbezogenen Daten
5.1 Daten der Mitglieder
Der KCS erhebt Daten ausschließlich für die Verfolgung des Vereinszwecks und zur Mitgliederverwaltung. Die Kategorie der betroffenen Personen und die Kategorie von personenbezogenen Daten sind in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt.

6. Verarbeitung personenbezogener Daten
6.1 Mitglieder des KCS haben keinen Zugriff auf personenbezogene Daten anderer Mitglieder. Soweit es im Rahmen von vereinseigenen Veranstaltungen aus organisatorischen Gründen erforderlich ist, können Kontakt-daten im notwendigen Umfang an einzelne Mitglieder weitergegeben werden.
6.2 Übermittlung von Daten an Dachverbände
Der KCS übermittelt die Adressen und Kontaktdaten von Funktionsträgern (Vorstand, Jugendwart(e), und Wanderwart an Dachverbände (KanuBW und DKV).
6.3 Veröffentlichung von Daten auf der KCS-Homepage
Auf der Homepage des KCS werden die Namen und Informationen über die Zuständig-keiten sowie (soweit hierzu die Einwilligung vorliegt) die Portraitfotos von Funktions-trägern des KCS veröffentlicht. Mittels eines Kontaktformulars können Nachrichten über vereinseigene E-Mail-Adressen an die Funktionsträger versandt wer-den. Im Rahmen der Außendarstellung des KCS werden personenbezogene Daten in Aushängen, auf der Home-page und im Rahmen von Presseveröffentlichungen weitergegeben. Ein Mitglied des KCS kann jederzeit gegen-über dem Vorstand einer Veröffentlichung widersprechen. Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur dann, wenn das KCS Mitglied zugestimmt hat.
Die Veröffentlichung von Gruppenfotos von Veranstaltungen ist zulässig, wenn keine berechtigten Interessen der Abgebildeten verletzt werden.

7. Zugriffsberechtigungen auf personenbezogene Daten
Die Mitglieder des Vorstands nach § 26 BGB und der IT Verantwortliche haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten der KCS Mitglieder. Die Mitglieder des sog. Erweiterten Vorstands (Jugendwarte usw.) haben Lesezugriff auf die Kontaktdaten der KCS Mitglieder sowie – im Falle von Minderjährigen – auf die Kontaktdaten der Sorgeberechtigten.

8. Datenschutz- und Nutzungsvereinbarung zum Elektronischen Fahrtenbuch EFA
(nur für KCS-Mitglieder relevant, nachzulesen im internen Bereich)

9. Nutzung von WhatsApp im KCS
Die Verwendung von WhatsApp im Namen des KCS ist nicht vorgesehen.

10. Verpflichtung auf das Datengeheimnis
Alle Personen des KCS, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind auf die Beachtung des gesetzlichen Verbots unbefugter Datenerhebung und -verwendung verpflichtet.

11. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
Mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind im KCS weniger als 10 Personen befasst. Die Daten zur Verwaltung der Mitglieder stellen keine sensiblen Daten dar und werden nur auf der Basis einer Einwilligung der Mitglieder erfasst. Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht erforderlich.

12. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten
Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten ist durch Art. 16 und 17 der DSGVO geregelt. Hiernach sind personenbezogene Daten zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Personenbezogene Daten müssen u.a. gelöscht werden (Recht auf Vergessenwerden), wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder die Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen wird.

13. Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des KCS am 12.09.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage in Kraft.